Manual de Habeas Data

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES, CONSULTAS Y RECLAMOS (MANUAL DE HABEAS DATA) VINDAM S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida y registrada en la Cámara de Comercio de Cali, bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT 901998930-6, con domicilio en la Avenida 3ra C norte #42-73, Cali - Valle del Cauca, en adelante denominada "EL RESPONSABLE", expide el presente Manual en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en materia de protección de datos personales, con el propósito de garantizar que el tratamiento de los datos personales se realice en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, salvaguardando los derechos de los consumidores, usuarios y demás personas naturales cuyos datos sean objeto de tratamiento, denominados colectivamente "TITULARES" e indistintamente "EL TITULAR". I. OBJETO Y CONTACTO El presente Manual tiene por objeto establecer las políticas y procedimientos internos para la protección y el tratamiento de datos personales por parte de VINDAM S.A.S., así como los mecanismos para la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos (PQR) de los Titulares, en desarrollo de lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto 1074 de 2015 y la Ley 2213 de 2022. Cualquier petición, consulta, queja o reclamo podrá ser dirigida al correo electrónico: juridicavindam@gmail.com Datos de identificación del Responsable: - Razón social: VINDAM S.A.S. - NIT: 901998930-6 - Dirección: Avenida 3ra C norte #42-73, Cali - Valle del Cauca, Colombia - Correo electrónico para PQR: juridicavindam@gmail.com - Sitio web: https://vindam.com/ II. MAYORÍA DE EDAD No se realizará recolección ni tratamiento de datos personales de niños, niñas o adolescentes, dado que el sitio web, su contenido y los servicios ofrecidos por VINDAM S.A.S. están dirigidos exclusivamente a personas mayores de edad. Cualquier sospecha de que un Titular es menor de edad dará lugar a la negación del servicio, el bloqueo del correo electrónico y la eliminación inmediata de los demás datos personales (reales o no) que el Titular haya suministrado. III. TIPOS DE DATOS RECOPILADOS Para el registro en el sitio web, la solicitud de información, la adquisición de servicios o la demostración de productos de VINDAM S.A.S., es necesario que los Titulares suministren los siguientes datos personales: 1) Nombres y apellidos. 2) Correo electrónico. 3) Nombre de la empresa u organización. 4) Indicativo telefónico (código de país) y número de teléfono. 5) Función laboral o cargo. 6) País de residencia. 7) Mensajes de texto libre (consultas o solicitudes específicas). IV. TRATAMIENTO Y FINALIDADES El tratamiento de los datos personales de los Titulares incluye la recolección, almacenamiento, administración, uso y supresión conforme a la Ley y de acuerdo con las siguientes finalidades: 1. Verificar que los Titulares sean personas mayores de edad, incluyendo posibles comparaciones de información con bases de datos públicas. 2. Mantener comunicación con los Titulares en relación con los productos y servicios ofrecidos por VINDAM S.A.S. 3. Gestionar y ejecutar demostraciones de productos, incluyendo la activación de chatbots y callbots de inteligencia artificial. 4. Iniciar y realizar llamadas telefónicas automatizadas mediante agentes de inteligencia artificial como parte del servicio de callbot ofrecido por VINDAM S.A.S. 5. Ofrecer y promover, por cualquier medio, productos y servicios de EL RESPONSABLE, o de terceros que tengan un vínculo jurídico con EL RESPONSABLE, incluyendo soluciones de automatización conversacional con inteligencia artificial. 6. Mantener información sobre solicitudes, peticiones, quejas y reclamos presentados por los Titulares respecto de las actividades desarrolladas por EL RESPONSABLE. 7. Realizar análisis estadísticos, demográficos y de mercado para mejorar la oferta de productos y servicios. 8. Dar cumplimiento a las obligaciones contractuales pactadas con los Titulares. 9. Gestión contable, fiscal y administrativa, incluyendo facturación, cobros y pagos. 10. Cumplir con requerimientos legales, judiciales o administrativos. EL RESPONSABLE tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales sujetos a tratamiento y solamente podrá revelarlos por solicitud expresa de entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal para solicitarlos, permitiendo en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y rectificar la información personal del Titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. En desarrollo del principio de finalidad, la recolección de datos personales se limita a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para cumplir las finalidades expresadas en el presente Manual. Salvo en los casos expresamente previstos por la Ley, los datos personales no podrán ser recolectados sin autorización del Titular. V. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES En el desarrollo, interpretación y aplicación del presente Manual se aplicarán armónica e integralmente los siguientes principios: 1. Principio de legalidad en el tratamiento de datos: El tratamiento al que se refiere el presente Manual es una actividad reglada que deberá sujetarse a lo establecido en la Ley y demás disposiciones que la desarrollen. 2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de EL RESPONSABLE, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. 7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por EL RESPONSABLE deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley. VI. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES De conformidad con el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. VINDAM S.A.S. no recopila ni realiza tratamiento de datos sensibles a través de su sitio web ni de sus formularios de registro y solicitud de servicios. VII. DERECHOS DE LOS TITULARES Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes tienen los siguientes derechos: 1. Recibir información sobre: (i) el tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y su finalidad, (ii) el carácter facultativo de las respuestas a preguntas sobre datos sensibles, (iii) los derechos que les asisten como Titular, y (iv) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de EL RESPONSABLE. 2. Obtener de EL RESPONSABLE, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos que le conciernan. 3. Ser informado por EL RESPONSABLE, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales. 4. Solicitar prueba de la autorización otorgada a EL RESPONSABLE, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. 5. Que sus datos personales no sean divulgados sin autorización previa, salvo mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento. 6. Recibir de manera gratuita toda la información contenida en el registro individual o vinculada a la identificación del Titular, cuando éste o sus causahabientes así lo soliciten a través de los canales dispuestos para tal fin por EL RESPONSABLE. 7. Acceder a sus datos personales y ejercer sus derechos sobre ellos a través de los mecanismos dispuestos para tal fin por EL RESPONSABLE. 8. Consultar sus datos personales de manera gratuita: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales a las políticas de tratamiento de la información; todo a través de los mecanismos dispuestos para tal fin por EL RESPONSABLE. 9. Recibir respuesta a todas las consultas realizadas sobre sus datos personales dentro de los términos legales y en todo caso, en un plazo no mayor a quince (15) días hábiles, en los términos previstos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. 10. Recibir respuesta a todos los reclamos realizados sobre sus datos personales dentro de los términos legales y en todo caso, en un plazo no mayor a veintitrés (23) días hábiles, en los términos previstos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. 11. Solicitar la actualización y/o rectificación de sus datos personales a EL RESPONSABLE. 12. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales, a través de los procedimientos de PQR dispuestos para tal fin por EL RESPONSABLE. El Titular no podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 13. Ser informado sobre cualquier cambio sustancial, referente a la identificación de EL RESPONSABLE o la finalidad del tratamiento, en el contenido de las políticas de tratamiento, antes o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. 14. Presentar quejas ante las autoridades competentes por infracciones a la Ley. VIII. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES Los Titulares de los datos personales deberán dirigir sus solicitudes o reclamos al correo electrónico: juridicavindam@gmail.com 1. Procedimiento para consultas: EL RESPONSABLE deberá atender las consultas dentro de un plazo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible dar cumplimiento a este plazo, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud o consulta, plazo que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 2. Procedimiento en caso de reclamos: El Titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley o en el presente Manual, podrá presentar un reclamo ante EL RESPONSABLE, el cual será tramitado conforme a las siguientes reglas: 3. El reclamo deberá formularse con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 5. El plazo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho plazo, se informará al interesado de los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 6. Procedimiento para la revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos: Los Titulares podrán en cualquier momento solicitar a EL RESPONSABLE la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, presentando un reclamo conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015 y el procedimiento indicado en el presente Manual. Si vencido el plazo legal correspondiente EL RESPONSABLE no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante, conforme a los artículos 2.2.2.25.2.6 y 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. IX. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EL RESPONSABLE solamente podrá recolectar, almacenar, usar o circular datos personales durante un tiempo razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, EL RESPONSABLE procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así lo requiera el cumplimiento de una obligación legal o contractual. X. VIGENCIA El período de vigencia de la base de datos será indefinido. El presente Manual entra en vigencia a partir del veinte (20) de febrero de dos mil veintiséis (2026). VINDAM S.A.S. se reserva el derecho de realizar modificaciones, ajustes y/o actualizaciones al contenido del presente Manual en cualquiera de sus secciones, las cuales serán comunicadas a los Titulares a través de los medios dispuestos para tal fin.