Política de Privacidad

VINDAM S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida y registrada en la Cámara de Comercio de Cali, bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT 901998930-6, ubicada en la Avenida 3ra C norte #42-73, Cali- Valle del cauca, quien se denominará en este documento como LA EMPRESA, con correo electrónico ceo.vindam@gmail.com en virtud de lo establecido en la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, es decir, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 e incluso, el nuevo compendio normativo del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015, se permite poner en conocimiento del interés público, de sus clientes, trabajadores, aliados, colaboradores y proveedores su POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES (PTIDP). Con el presente documento, el objetivo es informar a los titulares de sus datos personales, entidades del orden estatal, privado y terceros interesados, el tratamiento que LA EMPRESA le dará a estos cuando se encuentren en poder de la misma. Igualmente, los procesos para el acceso a la información, reclamaciones, solicitudes, quejas o reclamos respecto del manejo de tal información a la luz de la constitución, la Ley y la Jurisprudencia. I. MARCO NORMATIVO APLICABLE El marco legal de esta PTIDP de LA EMPRESA, se establece de manera principal en la Constitución Política de Colombia, en sus artículos 15 y 20, los cuales determinan el derecho a la información, las libertades y garantías de todos los ciudadanos con respecto a sus datos personales. En segunda instancia, lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por medio de la cual, se dictan disposiciones generales para la protección de la información y los datos personales. En tercera instancia, las disposiciones reglamentarias establecidas por el Gobierno Nacional en los Decretos 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 e incluso el nuevo Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015; Así como en los Decretos que posteriormente se convirtieron en Leyes posterior al marco de la Pandemia generada por COVID- 19 como la Ley 2213 del 2022. II. OBJETO La presente PTIDP se adecúa a los artículos 17 y 18 de la ley 1581 de 2012, como también a lo determinado por los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del decreto 1074 de 2015. En tal sentido, el objeto de este documento o de la reglamentación aquí estipulada es establecer los parámetros para el manejo de los datos personales por parte de VINDAM S.A.S. y que, a su vez, todos los titulares, entidades del Estado, empresas privadas o terceros interesados tengan pleno conocimiento del tratamiento y en el caso de titulares o autoridades, las finalidades que se le dan a sus datos una vez obtenidos por parte de alguna de nuestras dependencias. III. DEFINICIONES Y CONCEPTOS • Autorización: Se entiende por autorización al consentimiento previo, expreso e informado suministrado por el titular de la información y de los datos personales, que puede otorgar a LA EMPRESA para que, ésta pueda desarrollar las finalidades establecidas en su PTIDP. • Base de datos: Es el conjunto organizado de datos personales que será objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA, teniendo en cuenta lo establecido en la PTIDP. • Datos sensibles: Debe entenderse como datos sensibles lo establecido en el artículo 5 de la ley 1581 de 2012, es decir, son aquellos datos que afectan la intimidad de las personas titulares o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y reproductiva y los datos biométricos. • Datos personales: Se entiende como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. • Dato de carácter público: Entiéndase por dato público aquel que, no sea consagrado por la constitución o la ley como semiprivado, privado o sensible. Es decir, que son considerados datos públicos, entre otros, aquellos relativos al estado civil de las personas, a su profesión, oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por lo general todo dato que pueda obtenerse sin reserva alguna. Los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, así como en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva por expresa disposición legal. • Responsable del tratamiento: Debe entenderse como toda persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos personales. Teniendo en cuenta la presente PTIDP el responsable del tratamiento es LA EMPRESA, por sí misma. • Encargado del tratamiento: Se entenderá como toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En este caso y de conformidad a la presente Política de tratamiento de la información y datos personales, el encargado es LA EMPRESA por sí misma; o a terceros que delegue para estos fines. • Titular: Entiéndase como toda persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento en las bases de datos manipuladas y administradas por LA EMPRESA. • Tratamiento: Debe entenderse como cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión desarrollados por LA EMPRESA siempre a la luz de esta PTIDP. • Transferencia: Entiéndase como la transferencia de datos entre el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, con un receptor por fuera del país quien a su vez actuará por medio de su respectivo responsable o encargado. • Transmisión: Entiéndase la transmisión como una modalidad de tratamiento de la información y datos personales que implica la comunicación de los mismos, internamente dentro de LA EMPRESA o con terceros externos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de actividades de tratamiento por el encargado que los recibirá; Sin embargo, toda transmisión deberá hacerse con la autorización del responsable. • Aviso de privacidad: Entiéndase como la comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular de las informaciones y datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las PTIDP de LA EMPRESA que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales e información por parte de LA EMPRESA. PRINCIPIOS RECTORES DE LA PTIDP DE VINDAM S.A.S. • Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en ella, al Decreto 1074 de 2016, Ley 2213 del 2022 y las demás normas que los desarrollen, modifiquen o adicionen. • Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una o varias finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. • Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. • Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. • Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de nuestra compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. • Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. • Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por LA EMPRESA se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. • Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma. IV. MARCO DE APLICACIÓN. La PTIDP será aplicable al tratamiento que todos los funcionarios, colaboradores, trabajadores, aliados y accionistas de LA EMPRESA deben darle a la información y los datos personales administrados por ésta. No obstante, las sucursales, filiales y los terceros, a los que en virtud de las finalidades que tengan las bases de datos, tengan acceso a las mismas, también deberán proceder de conformidad a lo establecido por los parámetros de esta PTIDP y en lo no dispuesto en ella a lo establecido en la Constitución Política de Colombia, las Leyes y la Jurisprudencia. Todo lo anterior sin perjuicio de los preceptos legales y reglamentarios que regulan a nivel general estos procedimientos en Colombia. V. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES Por medio de esta PTIDP que reglamenta el tratamiento que se le dará a los datos personales y la información por parte de la sociedad, se garantiza que la información y datos personales recolectados y administrados por VINDAM S.A.S será única y exclusivamente para el desarrollo de las actividades directamente ligadas al objeto social de LA EMPRESA. Específicamente las siguientes finalidades: • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos; • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación; • Marketing; • Actividades de distribución comercial relacionadas con la compra y venta de los servicios de la misma; • Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia; • Publicidad y prospección comercial - Segmentación de mercados; • Publicidad y prospección comercial - Sistemas de ayuda a la toma de decisiones; • Migraciones de datos y gestión de las mismas, sin acceso a ellas; VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA PTIDP. De conformidad al artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la cual establece los derechos de los titulares de los datos, LA EMPRESA garantiza por medio de esta PTIDP, el ejercicio de los siguientes derechos de los titulares entre otros: • Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA en su calidad de responsable y encargada del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012. • Ser informado por parte de LA EMPRESA, en su calidad de responsable y encargada del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales. • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la PTIDP, la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen una vez agotado el requisito de procedibilidad establecido en esta PTIDP. • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento de aquellos que LA EMPRESA no respetare los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. En todo caso, dicha revocatoria y/o supresión procederá únicamente cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el desarrollo de las actividades de tratamiento, la empresa ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Nacional de la República de Colombia. VII. EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA PRESENTE POLÍTICA. Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, los derechos de los titulares de los datos e informaciones de carácter personal podrán ser ejercidos por las personas que se mencionan a continuación: • Por el respectivo titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición el responsable. • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. • Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. • Por estipulación a favor de otro o para otro. • Dado el caso en que el titular de la información sea un menor de edad, sus derechos podrán ser ejercidos únicamente por las personas que de conformidad con la ley estén facultadas para representarlos. VIII. AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS PERSONALES LA EMPRESA se permite acreditar que toda actividad de recopilación, conservación, uso, manejo, actualización, corrección, supresión y en general, toda actividad mediante la cual se pretenda obtener y/o tratar datos e información de carácter personal de titularidad de terceros, deberá llevarse a cabo mediante autorización previa, expresa y libre de sus respectivos titulares. Con el otorgamiento de la autorización por parte del titular para la recolección y el tratamiento de las informaciones y datos personales, se entenderá que éste ha leído la presente PTIDP o en su defecto que se le informó previamente por medio del aviso de privacidad que aquella se encuentra publicada en los links de acceso y en la página web de LA EMPRESA y que puede ser consultada en cualquier momento y por cualquier persona sin ningún tipo de restricción. Así mismo, por medio de la autorización para la conservación, administración, recolección y tratamiento de la información y datos personales, el titular declara que dichos datos e información son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables, comprensibles y corresponden a la realidad vigente para el momento en que son suministrados. LA EMPRESA tendrá a disposición de todos los titulares de la información y los datos personales objeto del tratamiento, el documento por medio del cual éstos le otorgaron la respectiva autorización, con el único propósito que puedan acceder al mismo previa solicitud para efectos de acreditar el medio y la fecha en la cual fue otorgada. La autorización otorgada por el titular de la información podrá constar por escrito, ya sea en un documento físico, digital o en medios magnéticos, así como en archivos de audio, plataformas tecnológicas de almacenamiento de datos en línea o en cualquier otro medio idóneo y apto para probar la existencia del consentimiento del titular y la autorización para el tratamiento de sus datos personales. La ley 1581 de 2012 en el artículo 10 establece que la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: 1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 2. Datos de naturaleza o dominio público. 3. Casos de urgencia médica o sanitaria. 4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 5. Datos relacionados con el registro civil de las personas. A la luz de lo establecido en el artículo 8 y 9 de la ley 1581 de 2012, los titulares de la información o los datos personales podrán en cualquier momento solicitar la supresión de sus datos y/o revocar la autorización otorgada a LA EMPRESA para su tratamiento. De conformidad con el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de aquella tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Una vez radicada la solicitud por medio de los canales establecidos en esta PTIDP y LA EMPRESA no haya efectuado respuesta alguna o en su defecto no haya suprimido los datos del titular reclamante, éste estará en todo su derecho de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que dicha entidad en uso de sus facultades sancionatorias y jurisdiccionales (artículo 22 ley 1581 de 2012) ordene a LA EMPRESA la supresión y/o revocatoria de la autorización deprecada por el titular. En virtud de lo reglado en el inciso primero del artículo 6 de Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales sensibles está prohibido por regla general. No obstante, de conformidad con el literal d) de la mencionada disposición, el tratamiento de dichos datos es permitido cuando se da en virtud de las finalidades que tengan, es decir que, cuando estas estén directamente ligadas a un objetivo puntual están permitidas, en este caso es el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. En este sentido, teniendo en cuenta que dentro del objeto social de LA EMPRESA se encuentra la prestación de servicios o asesorías, el tratamiento de datos sensibles está permitido, ya que los datos relativos a la salud, la orientación sexual, podrán ser utilizados para el ejercicio de los derechos y la protección de las libertades y prerrogativas fundamentales establecidas en la constitución política. A la luz de lo establecido en el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, LA EMPRESA solicitará autorización expresa y escrita al titular del dato sensible para que consienta su tratamiento, previa comunicación verificable de las siguientes determinaciones: 1. Que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles siempre que no sea su voluntad. 2. Que dar respuesta a cualquier interrogante o cuestionamiento que LA EMPRESA realice en relación con sus datos personales sensibles es facultativo. 3. Cuáles serán sus datos sensibles que serán objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA y con qué finalidad. 4. Que toda la información relativa a datos sensibles que se brinde a los colaboradores y dependientes quedará amparada bajo el secreto profesional comercial que debe guardar LA EMPRESA en los términos de ley, y que se utilizarán medidas adecuadas e idóneas para su protección. La PTIDP de LA EMPRESA reconoce que los datos atenientes a los menores de edad, según lo establecido en el artículo 7 de la 1581 de 2012 respecto de los niños, niñas y adolescentes, son de alta sensibilidad y su tratamiento está prohibido. No obstante, en aquellos casos en que los mismos sean de conocimiento público, su tratamiento está legalmente permitido, o cuando se requiera para garantizar sus derechos fundamentales. En este sentido, LA EMPRESA garantiza que se abstendrá de efectuar el tratamiento de los datos privados y semiprivados en los cuales el titular sea un menor de edad, sin que ello sea absolutamente necesario. Ahora bien, para dicho tratamiento se requerirá de la autorización del representante del menor en los términos establecidos por la ley y esta PTIDP. LA EMPRESA por medio de esta PTIDP y en virtud de la ley 1581 de 2012, garantiza que la información contenida en su base de datos será utilizada de manera correcta, para fines lícitos y manteniendo indemne el derecho al habeas data amparado por la Constitución Política. El tratamiento de los datos personales antes descritos por parte de la compañía se circunscribirá únicamente a las actividades de recolección almacenamiento y uso de dicha información con las finalidades establecidas arriba. LA EMPRESA garantiza a todos los titulares de información y datos personales que ésta no será utilizada para finalidades distintas a los respectivamente autorizados por sus titulares en los documentos de autorización, que no será comercializada a terceros bajo ninguna figura, nacional, ni internacionalmente, sin que medie previa autorización expresa por parte de los titulares. No obstante, es pertinente resaltar que sin perjuicio de que el titular de los datos manifieste su intención de revocar la autorización dada a LA EMPRESA para la conservación de sus datos, en virtud de una obligación legal o contractual, los datos deban ser conservados, dicha revocatoria no tendrá los efectos pertinentes. IX. POLÍTICA DE SEGURIDAD, CUSTODIA, CUIDADO Y SALVAGUARDA DE LOS DATOS PERSONALES. La política de seguridad, custodia, cuidado y salvaguarda de datos personales en VINDAM S.A.S tiene como objetivo principal garantizar la protección integral de la información personal de sus clientes y empleados. Esto se logra a través de la implementación de rigurosas medidas de seguridad, tanto tecnológicas como organizativas. Para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, VINDAM S.A.S. apoya su infraestructura tecnológica en servicios de proveedores reconocidos mundialmente por sus altos estándares de seguridad: 1. **Seguridad en el alojamiento y transmisión de datos**: Nuestros servicios están alojados en infraestructuras seguras (Hostinger), y todas las comunicaciones y transferencias de información se realizan mediante el protocolo seguro **HTTPS (SSL/TLS)**. Esto asegura que los datos viajen cifrados entre el usuario y nuestros servidores, protegiéndolos de interceptaciones no autorizadas. 2. **Seguridad en la Base de Datos (Supabase / PostgreSQL)**: Para el almacenamiento de datos personales, utilizamos **Supabase**, una plataforma construida sobre PostgreSQL, una de las bases de datos más robustas y seguras del mundo. Implementamos: * **Cifrado en reposo**: Los datos almacenados están cifrados, garantizando que, incluso en el caso improbable de acceso físico a los discos, la información permanezca ilegible sin las claves correspondientes. * **Control de Acceso (Row Level Security)**: Utilizamos políticas de seguridad a nivel de fila (RLS) para asegurar que cada usuario solo pueda acceder a la información que le corresponde, previniendo accesos cruzados no autorizados. * **Autenticación Segura**: El acceso a la administración de la base de datos está restringido y protegido mediante mecanismos de autenticación robustos. 3. **Gestión de Vulnerabilidades y Actualizaciones**: LA EMPRESA mantiene sus sistemas y librerías actualizados para mitigar vulnerabilidades conocidas. Realizamos revisiones periódicas de seguridad conforme a las mejores prácticas del desarrollo web. Todas estas medidas técnicas se complementan con políticas administrativas internas que restringen el acceso a los datos personales únicamente al personal autorizado que los requiera para el cumplimiento de sus funciones, quienes están obligados a guardar estricta confidencialidad. X. DEPARTAMENTO RESPONSABLE ANTE LAS CONSULTAS, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS DE TITULARES LA EMPRESA ha designado al Área Administrativa para atender de manera inmediata y adecuada las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes que eleven los titulares a la misma. Para este menester se habilitó el Teléfono (+57) 3147896054; o al correo electrónico ceo.vindam@gmail.com, en el mismo se brindará información general a los titulares de los datos personales o sus representantes y se podrá actualizar, corregir, rectificar y solicitar cualquier novedad referente a la información y datos personales, incluso revocar la autorización otorgada para el tratamiento. Igualmente se habilitó la dirección física, radicando su solicitud de manera presencial en la dirección Avenida 3ra C norte #42-73, Cali- Valle del cauca. En los términos del artículo 13 de Ley 1581 de 2012, las informaciones y datos personales podrán ser Suministrados, previa solicitud escrita para el efecto, a las siguientes personas: 1. A los respectivos titulares, sus causahabientes o sus representantes legales. 2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones. 3. A los terceros que hubieren sido expresamente autorizados por el titular de los datos o que por expresa disposición legal estén facultados para solicitar la información. XI. PROCESO PARA RESOLVER PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS Dando alcance a lo establecido en la ley 1581 de 2012, en su artículo 14 y lo establecido en el acápite anterior de esta PTIDP, LA EMPRESA tendrá un término máximo de DIEZ (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a su radicación, para responder todas y cada una de las consultas que hayan sido radicadas por los titulares o sus causahabientes a través de alguno de los medios establecidos en el acápite anterior y de las cuales se tenga prueba. Estas consultas deben versar o encaminarse a consultar o conocer la información personal que es objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA. Dado el caso que no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, término que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En segundo lugar, en atención a lo dispuesto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012, LA EMPRESA se permite comunicar a todos los interesados y titulares de los datos por ésta tratados, que para lo concerniente a las solicitudes que no estén relacionadas con una consulta de la información objeto de tratamiento o que consagren un reclamo ateniente a la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de esta PTIDP o la ley 1581 de 2012, el término para responder será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a su radicación. Todos los reclamos deberán ser formulados por escrito al correo electrónico ceo.vindam@gmail.com. A) CORREO ELECTRÓNICO PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Dando cumplimiento a lo establecido por la ley 1581 de 2012, Ley 2213 del 2022 y sus decretos reglamentarios, LA EMPRESA ha puesto a disposición de todos los interesados el correo electrónico ceo.vindam@gmail.com para todas las consultas, peticiones, quejas o reclamos derivados del tratamiento que se le da a la información y los datos personales. B) REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD De conformidad lo establecido en el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y lo establecido en esta PTIDP, se advierte a los titulares que la consulta o reclamación ante LA EMPRESA constituye requisito de procedibilidad para elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. XII. VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA. La presente PTIDP rige a partir del quince (15) de Octubre del dos mil veinticinco (2025) y de manera indefinida, es decir que, su contenido obliga a LA EMPRESA, sus trabajadores, colaboradores, asesores externos, accionistas y cualquier tercero externo o interno que tenga relación con el tratamiento de la información y los datos personales. Para dotar de publicidad la presente PTIDP, será publicada a través de un hipervínculo, estando a disposición inmediata y sostenida durante su vigencia, en la página oficial de LA EMPRESA: https://vindam.com/. LA EMPRESA se reserva el derecho a hacer modificaciones, ajustes y/o actualizaciones al contenido de su PTIDP en cualquiera de sus acápites.

Política de Cookies

¿Qué son las cookies? Las cookies son archivos que se pueden descargar en su equipo a través de las páginas web. Son herramientas que tienen un papel esencial para la prestación de numerosos servicios de la sociedad de la información. Entre otros, permiten a una página web almacenar y recuperar información sobre los hábitos de navegación de un usuario o de su equipo y, dependiendo de la información obtenida, se pueden utilizar para reconocer al usuario y mejorar el servicio ofrecido. Tipos de cookies Según quien sea la entidad que gestione el dominio desde donde se envían las cookies y trate los datos que se obtengan, se pueden distinguir dos tipos: Cookies propias: aquéllas que se envían al equipo terminal del usuario desde un equipo o dominio gestionado por el propio editor y desde el que se presta el servicio solicitado por el usuario. Cookies de terceros: aquéllas que se envían al equipo terminal del usuario desde un equipo o dominio que no es gestionado por el editor, sino por otra entidad que trata los datos obtenidos través de las cookies. En el caso de que las cookies sean instaladas desde un equipo o dominio gestionado por el propio editor pero la información que se recoja mediante éstas sea gestionada por un tercero, no pueden ser consideradas como cookies propias. Existe también una segunda clasificación según el plazo de tiempo que permanecen almacenadas en el navegador del cliente, pudiendo tratarse de: Cookies de sesión: diseñadas para recabar y almacenar datos mientras el usuario accede a una página web. Se suelen emplear para almacenar información que solo interesa conservar para la prestación del servicio solicitado por el usuario en una sola ocasión (p.e. una lista de productos adquiridos). Cookies persistentes: los datos siguen almacenados en el terminal y pueden ser accedidos y tratados durante un periodo definido por el responsable de la cookie, y que puede ir de unos minutos a varios años. Por último, existe otra clasificación con cinco tipos de cookies según la finalidad para la que se traten los datos obtenidos: Cookies técnicas: aquellas que permiten al usuario la navegación a través de una página web, plataforma o aplicación y la utilización de las diferentes opciones o servicios que en ella existan como, por ejemplo, controlar el tráfico y la comunicación de datos, identificar la sesión, acceder a partes de acceso restringido, recordar los elementos que integran un pedido, realizar el proceso de compra de un pedido, realizar la solicitud de inscripción o participación en un evento, utilizar elementos de seguridad durante la navegación, almacenar contenidos para la difusión de vídeos o sonido o compartir contenidos a través de redes sociales y chat integrado. 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Manual de Habeas Data

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES, CONSULTAS Y RECLAMOS (MANUAL DE HABEAS DATA) VINDAM S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida y registrada en la Cámara de Comercio de Cali, bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT 901998930-6, con domicilio en la Avenida 3ra C norte #42-73, Cali - Valle del Cauca, en adelante denominada "EL RESPONSABLE", expide el presente Manual en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en materia de protección de datos personales, con el propósito de garantizar que el tratamiento de los datos personales se realice en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, salvaguardando los derechos de los consumidores, usuarios y demás personas naturales cuyos datos sean objeto de tratamiento, denominados colectivamente "TITULARES" e indistintamente "EL TITULAR". I. OBJETO Y CONTACTO El presente Manual tiene por objeto establecer las políticas y procedimientos internos para la protección y el tratamiento de datos personales por parte de VINDAM S.A.S., así como los mecanismos para la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos (PQR) de los Titulares, en desarrollo de lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto 1074 de 2015 y la Ley 2213 de 2022. Cualquier petición, consulta, queja o reclamo podrá ser dirigida al correo electrónico: juridicavindam@gmail.com Datos de identificación del Responsable: - Razón social: VINDAM S.A.S. - NIT: 901998930-6 - Dirección: Avenida 3ra C norte #42-73, Cali - Valle del Cauca, Colombia - Correo electrónico para PQR: juridicavindam@gmail.com - Sitio web: https://vindam.com/ II. MAYORÍA DE EDAD No se realizará recolección ni tratamiento de datos personales de niños, niñas o adolescentes, dado que el sitio web, su contenido y los servicios ofrecidos por VINDAM S.A.S. están dirigidos exclusivamente a personas mayores de edad. Cualquier sospecha de que un Titular es menor de edad dará lugar a la negación del servicio, el bloqueo del correo electrónico y la eliminación inmediata de los demás datos personales (reales o no) que el Titular haya suministrado. III. TIPOS DE DATOS RECOPILADOS Para el registro en el sitio web, la solicitud de información, la adquisición de servicios o la demostración de productos de VINDAM S.A.S., es necesario que los Titulares suministren los siguientes datos personales: 1) Nombres y apellidos. 2) Correo electrónico. 3) Nombre de la empresa u organización. 4) Indicativo telefónico (código de país) y número de teléfono. 5) Función laboral o cargo. 6) País de residencia. 7) Mensajes de texto libre (consultas o solicitudes específicas). IV. TRATAMIENTO Y FINALIDADES El tratamiento de los datos personales de los Titulares incluye la recolección, almacenamiento, administración, uso y supresión conforme a la Ley y de acuerdo con las siguientes finalidades: 1. Verificar que los Titulares sean personas mayores de edad, incluyendo posibles comparaciones de información con bases de datos públicas. 2. Mantener comunicación con los Titulares en relación con los productos y servicios ofrecidos por VINDAM S.A.S. 3. Gestionar y ejecutar demostraciones de productos, incluyendo la activación de chatbots y callbots de inteligencia artificial. 4. Iniciar y realizar llamadas telefónicas automatizadas mediante agentes de inteligencia artificial como parte del servicio de callbot ofrecido por VINDAM S.A.S. 5. Ofrecer y promover, por cualquier medio, productos y servicios de EL RESPONSABLE, o de terceros que tengan un vínculo jurídico con EL RESPONSABLE, incluyendo soluciones de automatización conversacional con inteligencia artificial. 6. Mantener información sobre solicitudes, peticiones, quejas y reclamos presentados por los Titulares respecto de las actividades desarrolladas por EL RESPONSABLE. 7. Realizar análisis estadísticos, demográficos y de mercado para mejorar la oferta de productos y servicios. 8. Dar cumplimiento a las obligaciones contractuales pactadas con los Titulares. 9. Gestión contable, fiscal y administrativa, incluyendo facturación, cobros y pagos. 10. Cumplir con requerimientos legales, judiciales o administrativos. EL RESPONSABLE tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales sujetos a tratamiento y solamente podrá revelarlos por solicitud expresa de entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal para solicitarlos, permitiendo en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y rectificar la información personal del Titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. En desarrollo del principio de finalidad, la recolección de datos personales se limita a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para cumplir las finalidades expresadas en el presente Manual. Salvo en los casos expresamente previstos por la Ley, los datos personales no podrán ser recolectados sin autorización del Titular. V. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES En el desarrollo, interpretación y aplicación del presente Manual se aplicarán armónica e integralmente los siguientes principios: 1. Principio de legalidad en el tratamiento de datos: El tratamiento al que se refiere el presente Manual es una actividad reglada que deberá sujetarse a lo establecido en la Ley y demás disposiciones que la desarrollen. 2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de EL RESPONSABLE, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. 7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por EL RESPONSABLE deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley. VI. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES De conformidad con el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. VINDAM S.A.S. no recopila ni realiza tratamiento de datos sensibles a través de su sitio web ni de sus formularios de registro y solicitud de servicios. VII. DERECHOS DE LOS TITULARES Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes tienen los siguientes derechos: 1. Recibir información sobre: (i) el tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y su finalidad, (ii) el carácter facultativo de las respuestas a preguntas sobre datos sensibles, (iii) los derechos que les asisten como Titular, y (iv) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de EL RESPONSABLE. 2. Obtener de EL RESPONSABLE, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos que le conciernan. 3. Ser informado por EL RESPONSABLE, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales. 4. Solicitar prueba de la autorización otorgada a EL RESPONSABLE, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. 5. Que sus datos personales no sean divulgados sin autorización previa, salvo mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento. 6. Recibir de manera gratuita toda la información contenida en el registro individual o vinculada a la identificación del Titular, cuando éste o sus causahabientes así lo soliciten a través de los canales dispuestos para tal fin por EL RESPONSABLE. 7. Acceder a sus datos personales y ejercer sus derechos sobre ellos a través de los mecanismos dispuestos para tal fin por EL RESPONSABLE. 8. Consultar sus datos personales de manera gratuita: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales a las políticas de tratamiento de la información; todo a través de los mecanismos dispuestos para tal fin por EL RESPONSABLE. 9. Recibir respuesta a todas las consultas realizadas sobre sus datos personales dentro de los términos legales y en todo caso, en un plazo no mayor a quince (15) días hábiles, en los términos previstos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. 10. Recibir respuesta a todos los reclamos realizados sobre sus datos personales dentro de los términos legales y en todo caso, en un plazo no mayor a veintitrés (23) días hábiles, en los términos previstos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. 11. Solicitar la actualización y/o rectificación de sus datos personales a EL RESPONSABLE. 12. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales, a través de los procedimientos de PQR dispuestos para tal fin por EL RESPONSABLE. El Titular no podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 13. Ser informado sobre cualquier cambio sustancial, referente a la identificación de EL RESPONSABLE o la finalidad del tratamiento, en el contenido de las políticas de tratamiento, antes o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. 14. Presentar quejas ante las autoridades competentes por infracciones a la Ley. VIII. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES Los Titulares de los datos personales deberán dirigir sus solicitudes o reclamos al correo electrónico: juridicavindam@gmail.com 1. Procedimiento para consultas: EL RESPONSABLE deberá atender las consultas dentro de un plazo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible dar cumplimiento a este plazo, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud o consulta, plazo que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 2. Procedimiento en caso de reclamos: El Titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley o en el presente Manual, podrá presentar un reclamo ante EL RESPONSABLE, el cual será tramitado conforme a las siguientes reglas: 3. El reclamo deberá formularse con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 5. El plazo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho plazo, se informará al interesado de los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 6. Procedimiento para la revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos: Los Titulares podrán en cualquier momento solicitar a EL RESPONSABLE la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, presentando un reclamo conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015 y el procedimiento indicado en el presente Manual. Si vencido el plazo legal correspondiente EL RESPONSABLE no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante, conforme a los artículos 2.2.2.25.2.6 y 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. IX. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EL RESPONSABLE solamente podrá recolectar, almacenar, usar o circular datos personales durante un tiempo razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, EL RESPONSABLE procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así lo requiera el cumplimiento de una obligación legal o contractual. X. VIGENCIA El período de vigencia de la base de datos será indefinido. El presente Manual entra en vigencia a partir del veinte (20) de febrero de dos mil veintiséis (2026). VINDAM S.A.S. se reserva el derecho de realizar modificaciones, ajustes y/o actualizaciones al contenido del presente Manual en cualquiera de sus secciones, las cuales serán comunicadas a los Titulares a través de los medios dispuestos para tal fin.

Autoridad de Protección al Consumidor

Autoridad de Protección al Consumidor En cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), se le informa a los usuarios que, si consideran vulnerados sus derechos como consumidores, podrán acudir a radicar una queja o denuncia ante la autoridad competente en la República de Colombia. Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) Sitio web oficial: https://www.sic.gov.co Línea nacional de atención al consumidor: 01 8000 910165 Lo anterior se entiende sin perjuicio de agotar previamente los canales de atención dispuestos por este sitio web, a través del correo electrónico juridicavindam@gmail.com